Die Studie
Die Studie begleitet die pilothafte Einführung agiler Arbeitsweisen in Einrichtungen der stationären Altenpflege. In einem Verbund aus wissenschaftlichem Institut und Experten der Organisationsentwicklung wird dieses dokumentiert und evaluiert.
Eine Förderung durch das BMWi im Programm Innovationsprogramm für Geschäftsmodelle und Pionierlösungen - IGP ist beantragt.
Ich wünsche mir, dass Menschen gerne zur Arbeit gehen.
Karin Siepmann
Innovationsbedarf
Personalmangel im Pflegesektor führt zu physischer und psychischer Überlastung und Überforderung der vorhandenen Mitarbeiterinnen (Faktenblatt Pflege der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, 2018). Dies führt zu erhöhtem Krankenstand, geringer Mitarbeiterbindung, chronischer Frustration, die nicht zuletzt in unzureichender Pflegequalität ihren Ausdruck findet. Pyramidale Organisationsstrukturen funktionieren dann gut, wenn kleinteilige standardisierte Arbeitsabläufe möglich sind. Komplexe Systeme und Abläufen, wie sie im pflegerischen Alltag vorliegen, bedürfen flexibler Organisationsmöglichkeiten, um angemessen reagieren zu können. Inhaltliche Entscheidungen über den Ablauf bestimmter Tätigkeiten werden im Pflegealltag oftmals von oben nach unten getroffen, ohne die fachliche Kompetenz und das tägliche Knowhow der Mitarbeiter einzubeziehen. Kommunikation findet oftmals nur in eine Richtung von oben nach unten statt und nicht in beide Richtungen. Handlungs- und Leistungsdruck bei allen Beteiligten erschweren eine wertschätzende Kommunikation untereinander und eine lösungsorientierte Kooperation miteinander. Das Gefühl eine sinnvolle Tätigkeit in der Mitte unserer Gesellschaft auszuüben wird dadurch stark eingeschränkt oder ganz überlagert. Demotivation bis hin zur Resignation entsteht, wenn erkannt wird, dass mit dem eigenen Engagement keine gute Arbeit mehr getan werden kann. Arbeitskraft wird hier verschwendet. Als Ergebnis sind oftmals innere und äußere Kündigung für viele der einzige Weg aus der Spirale der Belastungen.
Dies belegen Zahlen im Pflege Bericht 2019 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK, der Charité Berlin und der Hochschule Fulda. Demnach liegt insgesamt betrachtet der Krankenstand bei den pflegenden Berufen mit 7,4% deutlich über den Krankenständen aller Berufe zusammengenommen (5,3 %). Zudem dominieren in der Pflegebranche Langzeiterkrankungen, das heißt: Beschäftigte können häufig mehr als vier Wochen lang nicht arbeiten. Insbesondere steigen die Fallzahlen für psychische Erkrankungen in der Pflegebranche und liegen seit Jahren deutlich über dem Durchschnitt anderer Berufe.
Die aktuelle Situation zeigt uns, welche Werte wir in unserer Gesellschaft als systemrelevant definieren. Der Pflegesektor gehört dazu. Für die entsprechende Qualität dieses Sektors sollten wir engagiert Sorge tragen.
Lösungsansatz
Die Herausforderungen im Pflegesektor erfordern flexible Anpassungen in hergebrachten Strukturen. Selbstorganisation in kleinen Teams mit überschaubaren Kommunikationsabläufen und eigenverantwortlichen Entscheidungsprozessen die zu maßgeschneiderten und mitgetragenen Lösungen führen, kann die Basis für die benötigte Agilität liefern.
Selbstorganisiertes Arbeiten gibt die Verantwortung für die eigene Arbeit und für die Qualität dieser wieder zurück an die Person, die die Arbeit macht. Kontrolle in selbstorganisierten Teams erfolgt durch Selbstregulierung. Das Team legt seine Maßstäbe für gelungene Arbeit gemeinsam fest auf der Basis der Kenntnis der eigenen Qualitäten. Empowerment gibt die Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung zurück. Entscheidungsfähigkeit ermöglicht Kreativität und lösungsorientiertes Herangehen an schwierige Situationen, wie sie in der Pflege und Betreuung von mehrfach körperlich und kognitiv eingeschränkten Personen täglich ständig auftauchen.
Selbstorganisationsbasiertes Arbeiten dient der Erschließung kreativer Potenziale von Mitarbeitern, um Arbeitsabläufe effektiver und effizienter zu gestalten. Durch Verantwortungsübernahme trägt sie zur Verbesserung des Arbeitsklimas und der Motivation auf allen Seiten bei. Persönliche Entwicklung und Weiterqualifikation wird möglich. Die Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität führt zu stärkerer Mitarbeiterbindung. Darüber hinaus belegen Untersuchungen, dass Psychologische Ermächtigung Stress abbauen kann (Schermuly & Meyer, 2016).
Selbstorganisation ist in Unternehmen unterschiedlicher Größe und Organisationsform in anderen Branchen und Ländern bereits gut dokumentiert. Im ambulanten Pflegebereich gibt es z.B. in den Niederlanden Erfolge. Dort beschäftigte das Unternehmen Buurtzorg 2016, über 10.000 Beschäftigte in mehr als 850 Teams und konnte eine Krankenstandrate von 4% gegenüber einem Landesdurchschnitt von 6% aufweisen. Die Übertragbarkeit dieses Ansatzes nach Deutschland wird seit Januar 2020 im Projekt "Buurtzorg Evaluation" untersucht, einer Kooperation der FH Münster, der Hochschule Osnabrück und dem Netzwerk Gesundheitswirtschaft Münsterland e.V., gefördert durch den GKV-Spitzenverband. Im Bereich einer kommunalen Verwaltung ist der Bauhof der Stadt Herrenberg Vorreiter. Hier wurde 2018 unter Begleitung der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg, das Team des städtischen Bauhofs erfolgreich in die Selbstorganisation überführt (Schneider & Schenk, 2019).
Umsetzung
Ziel dieser Machbarkeitsstudie ist die erfolgreiche Vorbereitung eines Pilotvorhabens zur Einführung von agilen Arbeitsweisen in der stationären Altenpflege. Dazu sollen in 6 Arbeitspaketen Antworten auf die folgenden Fragen gefunden werden:
Wer hat erfolgreich und gut dokumentiert Selbstorganisation eingeführt? Welche Methoden wurden dabei verwendet? Wie war die genaue Vorgehensweise, der zeitliche Ablauf, die Finanzierung? Welche Hindernisse gab es und wie konnten diese behoben werden? Im Arbeitspaket 1 - AP1 Best Practices – sollen diese Erfahrungen recherchiert werden und für die Einbindung in ein Curriculum vorbereitet werden.
Im AP2 Curriculum wird ein konkreter Umsetzungsplan für die praktische Einführung von Selbstorganisation erstellt. Hierzu gehört die Definition der Lerninhalte, der Lernpfade und die erforderlichen zeitlichen, personellen und organisationalen Abläufe.
In den Arbeitspaketen 3-5 werden die beteiligten Partner für das Verbundvorhaben identifiziert und akquiriert. Eine (evtl. mehrere) teilnehmende Senioren Einrichtung inkl. Trägerorganisation, wird in AP3 identifiziert. Wesentlich für die gesamte Machbarkeitsstudie ist es, einen Träger und eine Einrichtungsleitung zu finden, die wirklich verstehen, worum es bei Selbstorganisation geht und die dies mit voller Überzeugung einführen wollen, weil nur mit dieser starken Unterstützung ein Erfolg denkbar ist (siehe u.a. Laloux Insights for the Journey, 2019).
Im AP 4 wird die wissenschaftliche Begleitung akquiriert. Sie soll das Pilotvorhaben dokumentierend und evaluierend begleiten, um daraus Kriterien und Anleitungen für die Übertragbarkeit in andere Unternehmen festzuhalten.
In AP 5 wird für die in AP1 und 2 identifizierten Lerninhalte ein Experten-Pool zusammengestellt, der aus Bildungsträgern und Individual-Anbietern bestehen kann. Auf dem Weg in die Selbstorganisation identifiziert das Team, wann es welche Angebote für individuelle oder Gruppenqualifikationen benötigt und dann entsprechend abrufen möchte. Im Experten-Pool kommen Inhalte aus den Bereichen Human Resources, Systemisches (Business) Coaching, Personalentwicklung, betriebliches Gesundheitsmanagement, Arbeitsrecht, IT, Kommunikation, etc. zusammen.
Das AP6 - Geschäftsmodelle ist ein Querschnittsarbeitspaket, das für die Kooperationspartner aus den Arbeitspaketen 3-5 definiert, auf welche Weise die Zusammenarbeit in einem Pilotvorhaben gestaltet werden soll. Es dient ferner dazu, die verschiedenen Optionen für die Finanzierung des Pilotvorhabens zu modellieren und zu konkretisieren. Denkbare Modelle sind hier Direktfinanzierungen durch z.B. Trägerorganisationen oder Kassenverbände, Fördervorhaben oder gegebenenfalls auch Neugründungen. In diesem AP werden auch die Inhalte, Formate und Kanäle für die Akquise und Verbreitung der Projektidee erarbeitet, wie z.B. One-Pager, Video-Pitch, Webpräsenz, social media Darstellung, etc.
Als Meilensteine im Vorhaben gelten das ausgearbeitete Curriculum, die Absichtserklärungen der Partner für ein Pilotvorhaben und eine skizzierte Finanzierung für die Umsetzung.
